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Ações de continuidade e sustentabilidade da implantação do Repositório Institucional da Universidade Federal de Lavras (RIUFLA)
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Objetivo: Identificar e replanejar ações que garantam a sustentabilidade e continuidade da implantação do RIUFLA. Introdução: Em 2012, a UFLA, mediante a adesão ao edital de chamada da FINEP implantou o projeto piloto do seu Repositório Institucional (RIUFLA). Antes e após a implantação a equipe técnica que gerencia o RI deu início a algumas ações para divulgação do repositório na universidade, realizadas nas principais vias de comunicação da universidade. Por meio dessa iniciativa e das estatísticas de depósitos, observou-se que o projeto ainda apresenta algumas limitações que poderiam comprometer o seu sucesso, embora, haja o reconhecimento da comunidade universitária sobre o propósito do RI em divulgar e gerenciar a informação em pesquisa, ciência e tecnologia. Dessa forma, foi necessário repensar as ações para contornar as dificuldades enfrentadas na implementação do RIUFLA e consolidar o projeto. Metodologia: Pesquisa descritiva, adotando o método estudo de caso e a coleta de dados foi por meio de observação participante. Resultados: Por meio da divulgação do RIUFLA nas assembleias departamentais da universidade, a equipe técnica do repositório identificou algumas barreiras relatadas pelos pesquisadores que poderiam influenciar futuramente no autodepósito do RIUFLA, tais como o excesso de atividades administrativas, o receio de que foi criado mais trabalho, desperdiçando seu tempo, dúvidas e dificuldades relacionadas a questões de direitos autorais, falta de conhecimento sobre as vantagens do Open Access. Após 1 ano de implantação e depois de perceber que os níveis de depósito do RIUFLA foram abaixo das expectativas, foi necessário refletir e desenvolver ações para mudar este cenário. Recaem sobre essas ações questões de obrigatoriedade do depósito, de conscientização de seus pesquisadores e um plano efetivo de divulgação. Com relação às ações de divulgação e sensibilização, sob responsabilidade da equipe técnica do RIUFLA foi proposto a criação folders, cartazes e comunicados por e-mails. Além disso, recomenda-se o compartilhamento de estatísticas mensais de acesso e notícias na página institucional, redes sociais, listas de discussão da instituição, obtendo assim uma publicidade dentro e fora da universidade. Como forma de solucionar dúvidas sobre a operacionalização do sistema, indica-se a realização de treinamentos para todos os pesquisadores da instituição, bem como contato direto, por telefone, com os docentes. Indica-se ainda a apresentação do repositório em reuniões dos departamentos, seminários e conferências. Um estudo sobre o comportamento dos pesquisadores em relação à criação do RI, inclusive identificando comunidades e pessoas “exemplos”, líderes de opinião na universidade, para que possam colaborar na divulgação do mesmo será de fundamental importância. Em relação à divulgação e sensibilização entre os acadêmicos, deverão ser ofertadas palestras sobre temas de seu interesse e relacionados aos repositórios institucionais, como direitos autorais, direitos de propriedade intelectual na era digital, etc. Em relação à alta administração da universidade, optou-se por inseri-lo no projeto de internacionalização da universidade. Ações relacionadas à Política Institucional de Informação (PIIUFLA), sob responsabilidade da equipe técnica do RIUFLA, do Conselho Universitário (CUNI) e da Procuradoria propõe-se a reestruturação da PIIUFLA no que se refere à exigência da obrigatoriedade de depósito. Além disso, foi repensada a reestruturação da equipe técnica e dos tipos de documentos a serem inseridos no RIUFLA. Ações relacionadas ao acompanhamento, apoio e monitoramento, sob responsabilidade da equipe técnica do RIUFLA e dos departamentos da UFLA: compete à equipe técnica realizar o acompanhamento da evolução das publicações; bem como o levantamento da produção científica anual efetiva com listagens de publicações não depositadas para envio a autores junto com as estatísticas de acesso. Compete aos departamentos realizar o depósito de suas respectivas monografias e o envio de relatórios semestrais das produções dos respectivos pesquisadores.Conclusão: Como estratégia para iniciar a implementação, realizou-se um projeto piloto em um departamento da instituição, o qual foi uma experiência positiva, que permitiu compreender não só questões operacionais do RIUFLA, como também o envolvimento dos pesquisadores. Assim, em nível menor, de um departamento, foi possível detectar as suas primeiras limitações e corrigi-las, o que facilitará a aplicação nos outros departamentos. Diante da experiência do projeto piloto do RIUFLA, observou-se que será necessário reestruturar PIIUFLA, quanto à equipe técnica, aos tipos de documentos a serem inseridos, a trabalhar melhor as estratégias de divulgação e a propor novamente a obrigatoriedade de depósito aplicar medidas de controle para pesquisadores do quadro de servidores da Universidade e para discentes de pós-graduação.
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Descrição
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MEDEIROS, S. A. et al. Ações de continuidade e sustentabilidade da implantação do Repositório Institucional da Universidade Federal de Lavras (RIUFLA). Cadernos de Biblioteconomia Arquivística e Documentação, Lisboa, n. 2, p. 153-156, jul./dez. 2014.
MEDEIROS, S. A. et al. Ações de continuidade e sustentabilidade da implantação do Repositório Institucional da Universidade Federal de Lavras (RIUFLA). In: CONFERÊNCIA LUSO-BRASILEIRA SOBRE ACESSO ABERTO, 5., 2014, Coimbra. Anais eletrônicos... Coimbra: Universidade de Coimbra, 2014.
MEDEIROS, S. A. et al. Ações de continuidade e sustentabilidade da implantação do Repositório Institucional da Universidade Federal de Lavras (RIUFLA). In: CONFERÊNCIA LUSO-BRASILEIRA SOBRE ACESSO ABERTO, 5., 2014, Coimbra. Anais eletrônicos... Coimbra: Universidade de Coimbra, 2014.